4 выдающихся тенденции Интранет-дизайна в 2019 году
Автор Kara Pernice и Patty Caya
Источник Nielsen Norman Group
Источник Nielsen Norman Group
Коротко: Яркие тенденции, представленные в этом году на Intranet Design Year, включают поиск, ориентированный на пользователя, поддержку основных задач, запуск и интегрированный доступ к ключевым инструментам.
Каждый год мы выделяем десять лучших сетей Интранет, созданных одаренными дизайнерами. Каждый дизайн имеет уникальные цели, достоинства, особенности и стили. Тем не менее, великие умы иногда думают одинаково, и на них часто влияют факторы, которым подвержены члены команды Интрасети, такие как:
- Интранет инструменты и технологии;
- тенденции веб-дизайна;
- новые идеи Интранет-дизайна.
В этой статье описываются четыре значимые тенденции, которые мы вычислили среди ежегодных победителей Intranet Design 2019:
- Запуск Интранета;
- Основные функции (не только административные) в Интрасети;
- Современный опыт поиска;
- Сознательно и стратегически охватывающие инструменты и приложения в Интрасети.
1. Запуск Интранета
«Если вы построите его, они придут» - возможно, это правда о призраках бейсболиста в фильме «Field of Dreams», но это явно не так для пользователей интрасети. Я наблюдал множество случаев, когда организации имели Интранет (или функцию в интрасети), которая воспринималась как бесполезная и непригодная для использования. Команда из лучших побуждений создала новую и значительно улучшенную версию, ожидая, что сотрудники перейдут на эту новую версию. Но, к удивлению и огорчению команды, новый дизайн был использован не более чем старый. Почему?
Игнорирование или бунт против использования интрасети - это приобретенное поведение, которое подкреплялось неоднократными неудачами и последующим «заразительным» общением между коллегами. (Приобретенная беспомощность является хорошо задокументированным явлением: если у кого-то что-то не получается много раз, то он перестает пытаться. Отчасти мы рекомендуем не запускать плохой UX, даже с планом исправить это позже.) Хотя менталитет сотрудников может плохо поддаваться изменениям, команды интрасети могут повлиять на восприятие интрасети сотрудниками. Интранет-команды, действующие как маркетологи, могут повысить осведомленность о новом дизайне и, благодаря положительному продвижению, «посеять семена» для развития конструктивного опыта с новым дизайном.
В одном из таких тематических исследований, 3M, глобальная научная компания инвестировала значительные средства в рекламную кампанию для новой интрасети, используя различные методы для связи со своими международными сотрудниками. Кампания продолжалась в течение нескольких месяцев, прежде чем интранет начал функционировать, и включала следующие акции:
- Обсуждение названия
- Серия презентаций и встреч
- Тематические цифровые доски
- Раздаточный материал
- Электронное уведомление в день запуска
- Техподдержка в день запуска
- Вступительное обращение
- Дальнейшая рекламная кампания
Обсуждение названия
Одним из способов повышения осведомленности о новом дизайне, создания ажиотажа и вовлечения сотрудников является проведение конкурса по присвоению имени для интрасети. Сотрудники по всему миру отправили более 1500 идей, которые были проверены и сокращены интранет-командой. Команда представила краткий список идей и позволила сотрудникам проголосовать за победителя. Компания «3M Go» стала победителем.
Серия презентаций и встреч
Интранет-команда инвестировала в передачу информации о дизайне и о том, как это поможет сотрудникам. Команда представила свои исследования на мероприятиях в районной администрации (в которых участвовали все сотрудники администрации и подразделений) и продемонстрировала рекламный видеоролик, чтобы вызвать волнение. В презентациях объяснялось, как компания «3M Go» будет отвечать основным потребностям сотрудников и потребностям конкретного подразделения.
Тематические цифровые доски
Цифровые доски и баннеры были показаны на территории «3M», чтобы выделить ключевые улучшенные функции внутренней сети, такие как поиск, навигация, доступ к инструментам и контенту для совместной работы, несколько языков и мобильные возможности.
Раздаточный материал и письмо перед запуском
Использование различных медиа, цифровых и даже физических, может увеличить шансы на получение внимания. За неделю до начала работы группа по интрасети обеспечила, чтобы все сотрудники в штаб-квартире «3M Global» распечатанный раздаточный материал на специальных карточках, в дополнение к основному предварительному письму, представляющему «3M Go».
Электронное уведомление в день запуска
В день запуска все сотрудники по всему миру получили электронное письмо с уведомлением о том, что 3M Go был готов и доступен.
Экспертная поддержка
Члены команды цифрового отдела, получившие название «3M Go Pros», были одеты в футболки «3M Go» и раздавали на территории «3M Global» фирменные подарки, такие как: наклейки на ноутбуки и автомобильные зарядные устройства USB. Еще предлагали поддержку каждому сотруднику. Для большей вовлеченностти группа обеспечила, чтобы на международных сайтах были представлены материалы кампании запуска, чтобы несколько стран могли проводить аналогичные мероприятия, связанные с запуском.
Вступительное обращение
Чтобы помочь сотрудникам узнать больше о функциональности «3M Go», команда создала ознакомительное обращение, которое отображалось при первом доступе пользователей к сайту. Кроме того, новости на домашней странице «3M Go» и информация на сайте «3M Go Resource Center» предоставили пользователям новые функциональные возможности.
Дальнейшее продвижение
После запуска рекламная кампания продолжалась: ежемесячно рассылали электронные письма с новостями и подсказкой о функциях внутренней сети «3M Go».
2. Поддержка основных задач организации в Интранете
Большие интрасети позволяют сотрудникам выполнять административные задачи, такие как представление отчета о расходах. Несомненно, функции, которые поддерживают эти задачи, помогут обеспечить бесперебойную работу организации, но крупные интрасети идут дальше. Они поддерживают углубленное, специализированное знание дела, которое приводит в движение всю структуру.
Вот один из примеров: «Flight Center» - крупная туристическая компания, специализирующаяся на отпусках, турах и корпоративных поездках, отслеживала и передавала по своей интрасети все события, которые могли вызвать или уже вызвали перебои в поездках. Перебои в путешествиях являются врагом для турагентов, но вооруженные актуальной информацией, сотрудники могут немедленно и эффективно помочь клиентам.
Внутренняя сеть компании «Flight Center» на своей страничке информирует турагентов центра перелетов о различных сбоях для путешествующих
В другом, но не менее эффективном примере, компания «Lamprell Energy Limited», поставщик услуг по изготовлению, проектированию и заключению контрактов для оффшорной и наземной нефтегазовой и возобновляемой энергетики, использовала интранет для продвижения и отслеживания безопасности на рабочем месте, что являлось основной ценностью компании. Интранет поделился графиками статистики безопасности на основе роли сотрудника. Эти графики помогли сотрудникам отслеживать свои достижения и стремиться к дальнейшему улучшению. Специальная страница для менеджеров позволила им эффективно выполнять многие из своих повседневных задач в руководящих командах наилучшим образом.
«Lamprell Energy Limited» предоставляет диаграммы и другую информацию, связанную в основном с безопасностью на рабочих местах
3. Современный опыт поиска
Лучшие функции поиска в интрасети сегодня позволяют сотрудникам получать доступ к их контенту, где бы он ни находился.
Например, интранет Норвежской правительственной организации безопасности и обслуживания (NGSSO) предлагает несколько функций, которые делают поиск в его интранете эффективным. В дополнение к вездесущим полезным функциям поиска - лучшим ставкам, поисковым предложениям, критериям сортировки и фильтрам - интрасеть NGSSO включала следующие инновационные функции:
- последовательный поиск;
- поиск, ориентированный на пользователя;
- кликабельные метаданные поиска.
Последовательный поиск:
Функция поиска в NGSSO проанализировала несколько источников, в том числе множество интрасетей в NGSSO, экстрасеть и ресурсы SharePoint. Сотрудникам были представлены результаты интегрированного поиска на всех этих хостах.
Поиск, ориентированный на пользователя:
- Термины, предлагаемые в поиске, основывались на релевантности запроса для вошедшего в систему пользователя.
- Результаты поиска людей отдали приоритет тем, кто был близок по организационной структуре к вошедшему в систему пользователю. Таким образом, коллеги, с которыми сотрудник, скорее всего, будет работать, получили большую актуальность, чем остальные.
Кликабельные метаданные поиска:
Кликабельные метаданные в поисковой выдаче полезны, когда результаты не совсем те, что нужны сотрудникам. Например, каждый результат поиска во внутренней сети NGSSO содержал ссылку на отдел, и, даже если результат поиска был не совсем правильным, люди могли использовать эти ссылки, чтобы найти свой путь к искомому.
4. Сознательно и стратегически охватывающие инструменты в Интрасети
Выигрышные интранет-дизайны становятся центром цифрового рабочего места благодаря стратегическому включению инструментов, важных для их пользователей. Способы интеграции этих инструментов с интранетом очень разнообразны. Например, «Lamprell» в режиме реального времени показывает данные наиболее часто используемых элементы из разных приложений. «BHP» - ведущая компания по глобальным ресурсам - сосредоточилась на быстром доступе к основным инструментам: функции «App Finder» и «My Work» позволили пользователям найти нужное приложение в нужное время. Аналогичным образом, Европейский банк реконструкции и развития, который предоставляет финансовые инструменты и консультационные услуги для укрепления экономики на трех континентах, позволяет пользователям выбирать шесть своих любимых ссылок на приложения для размещения на домашней странице. В интрасети «Flight Center» сотрудники имеют целевую страницу со списком, предлагающим доступ к их основным бизнес-инструментам, и функцию поиска приложений, которая помогает им находить приложения, отсутствующие в их списке.
Постоянное присутствие инструментов - еще одна тема этого года. Например, панель инструментов с пользовательскими избранными инструментами появилась на каждой странице интранета «3M». Точно так же на каждой странице в интранете Норвежской правительственной организации по безопасности и обслуживанию предлагалось «вафельное» меню, которое приводило к необходимым приложениям; каждая страница также предлагает ссылки и настраиваемые закладки на популярные страницы и инструменты. На панели инструментов «Anthem» были значки, связанные с ключевыми приложениями, некоторые из которых были персонализированы для пользователя, например корпоративный календарь, а также с пользовательским списком приложений и избранным. Эта всегда доступная панель инструментов появилась рядом с глобальной навигацией сайта.
Интранет «BHP» связан с широким спектром приложений, помогающих пользователям выполнять свою работу. Несколько функций, в том числе «App Finder» и «My Work», позволили пользователям найти подходящее приложение в нужное время
Слово о тенденциях в отрасли
Отрасль вашей организации вряд ли сыграет огромную роль в том, имеет ли ваша организация отличный интранет. (Конечно, такая тенденция, как «поддержка основных задач», будет проявляться по-разному в разных отраслях, поскольку у каждой из них свои основные задачи. Но идея основных задач остается той же самой.) Однако за последние 19 лет мы установили, какие именно отрасли вызвали спор и победили. Технологии, финансы и коммунальное хозяйство имеют самую длинную и сильную историю побед. Коммунальные услуги остаются наиболее выигрышной отраслью, с 31 победителем (что составляет 17% всех победителей) с момента начала этого конкурса. (Обратите внимание, что мы расширили определение «коммунальные услуги», включив в него добычу полезных ископаемых и другие природные ресурсы.) В этом году победителями стали три коммунальных предприятия: «BHP», «Duke Energy» и «Lamprell».
В сфере технологий и финансов победителем этого года стал: IBM и Европейский банк реконструкции и развития. В прошлые годы мы наблюдали большее количество победителей в этих отраслях - это свидетельствует о том, что в настоящее время компании более серьезно относятся к дизайну интрасетей и UX.
Интересно, что среди победителей этого года есть два государственных учреждения: «Норвежская государственная организация по безопасности и обслуживанию» и «Европейский банк реконструкции и развития» (ЕБРР также квалифицируется как финансовое учреждение.).
Фактически, работаете ли вы в небольшой организации, имеете ли небольшую команду или сталкиваетесь с проблемами, которые возникают при проектировании интрасети после объединения или приобретения, вы все равно можете воспользоваться случаем и создать удостоенную наград интрасеть.